تخيل أن تنهي كل يوم عمل بتنهيدةٍ راضية، حيث أنك كنت مثمراً لدرجة أنك أنجزت كل شيء في قائمتك، أنجزت مهامك بكفاءة وبشكل جيد.
سواءً كنت طالباً أو محترفاً في مكان العمل، فإنّ هناك دائماً طريقةً للتسويف وإضاعة الوقت، وقائمة المهام التي كنت متأكداً من أنها ستنتهي بحلول نهاية اليوم، تجدها متراكمةً فوق رأسك مع عدم وجود أي شيء تقريباً تم إنهاؤه، ستعود إلى المنزل في نهاية اليوم بشعور من الشك الذاتي والانزعاج مع العلم أنه كان بإمكانك إنجاز المزيد لو أنك قد ركزت بشكل أكبر و قلّلت من تشتت انتباهك.
نريد جميعاً معرفة كيفية زيادة الإنتاجية وكيفية تحسين استراتيجيات إدارة الوقت لدينا، من أجل عيش حياة أكثر إنتاجية وإرضاءً، لكن في بعض الأحيان، مهما حاولنا بجد، نجد أنفسنا مشتتين بكل شيء في كل مكان.
جميعنا يمتلك ساعات معدودة فقط في اليوم، لذا فإن الاستفادة القصوى من أوقاتنا أمرٌ بالغ الأهمية، هناك طريقتان لزيادة إنتاجك، إما زيادة ساعات العمل أو العمل بذكاء، وانني لا أعرف عنك، لكني أفضل من أجلك الطريقة الثانية بالطبع.
ما رأيك أن ترافقنا في مقالنا هذا حيث سنساعدك على تبديل المشهد الذي تنهي فيه يومك متعباً خلف مكتب مكدّس بمشروعات غير مكتملة، إلى المشهد الذي تكون فيه راضياً منتجاً بالقدر الذي ترغب به، إذا لم تعجبك الطريقة التي يسير بها يوم عملك المعتاد، فهناك حتماً طريقةٌ لتغييرها.
ما هي الإنتاجية؟
إذا كنت قد بحثت في وقت سابق عن تعريف الإنتاجية، فلا بد أنك لاحظت أن هناك أكثر من 470 مليون نتيجة تظهر على Google، يعرّف القاموس الإنتاجية على أنها:
“جودة،أو حالة، أو حقيقة القدرة على إنتاج السلع والخدمات،أو إنشائها، أو تحسينها، أو تقديمها، الخ….”
باختصار، الإنتاجية هي وسيلة لقياس الكفاءة، وقد أصبحت في السنوات الأخيرة موضوعاً مهماً للغاية، وشيء يريد الناس أن يكونوا أفضل فيه كل يوم.
الإنتاجية بشكل رئيسي تعني الحصول على النتائج التي نريدها بوقت وجهد أقل، عندما تحاول فهم كيف تكون منتِجاً، فإن ما تبحث عنه حقاً هو وسيلة لتحقيق أهدافك مع تخصيص الوقت لقضائه في الأمور المهمة.
أهم الخطوات لزيادة الإنتاجية:
إن الإنتاجية تتوقف على الطاقة العقلية، والشعور بالتحفيز واليقظة، غالباً ما تكون في قمة إنتاجيّتك عندما تجد نفسك مستمتعاً بشكل طبيعي بما تعمل عليه.
مع وضع ذلك في الاعتبار، حان الوقت لزيادة الإنتاجية سواءً كنت في العمل أو تدرس في المدرسة أو تبحث فقط عن طريقة لإنجاز المزيد خلال اليوم، نحن هنا لنقدم لك بعضاً من أفضل النصائح والحيل للمساعدة، يمكنك من خلالها تحسين إنتاجيتك بدءاً من اليوم:
- قم بإنهاء المهمات الصعبة عندما تكون في أفضل حالاتك:
هناك نصائح لا حصر لها للناس بعدم القيام بالمهام الاعتيادية أو التي لا تتطلب الكثير من الجهد مثل الرد على البريد الإلكتروني أو الأعمال الروتينية في الصباح، وإنما البدء بدلاً من ذلك في القيام بمهام تتطلب قدراً أكبر من الإبداع، وهو أمر رائع إذا كنت ممّن يستيقظون نشيطين في الصباح الباكر، ولكن إذا كنت ممن يسهرون ليلاً فلا أعتقد أن هذا سيكون جيداً بالنسبة لك.
ينصح خبير الإنتاجية توني وونغ قائلاً: “استغل صباحك للتركيز على نفسك..ابدأ يومك على الفور بتجاهل رسائل البريد الإلكتروني في الصباح، والحصول على وجبة فطور جيدة أو قراءة الأخبار أو التأمل أو التمرين، سيضمن هذا حصولك على الوقود اللازم ليوم منتج “، المهم هو أن تقوم بالمهام الأكثر صعوبة أو تطلباً للجهد والإبداع في وقت ذروة الإنتاجية الشخصية لديك، أياً كان ذلك للوقت.
- توقف عن تعدد المهام:
إنه قاتل للإنتاجية، تظهر الأبحاث أنه يمكن تقليل الإنتاجية بنسبة تصل إلى 40٪ بسبب العوائق الذهنية التي تنشأ عند تبديل الأشخاص للمهام. والأمر الأكثر إثارة للدهشة، في دراسة أجرتها جامعة لندن، أن معدل الذكاء انخفض بمقدار 15 نقطة لبعض الرجال متعددي المهام.
هل تحتاج إلى مزيد من الأدلة؟ تشير دراسة من جامعة ساسكس في المملكة المتحدة إلى أن تعدد المهام قد يؤذي عقلك فعلياً، وجدت الدراسة أن المشاركين المدمنين على استخدام أجهزة متعددة في وقت واحد، لديهم كثافة أقل للمادة الرمادية في منطقة دماغية تسمى القشرة الحزامية الأمامية، والتي ترتبط بالتحكم العاطفي واتخاذ القرار والتعاطف واستجابة الدماغ للمكافآت.
لذا توقف عن محاولة القيام بكل شيء مرة واحدة، بدلاً من ذلك، قم بزيادة الإنتاجية بشكل كبير من خلال منح اهتمامك الكامل لمهمة واحدة في كل مرة، عندما تبدأ عيناك ويداك في الانجراف نحو شيء آخر، فكّر في مدى أهمية الاحتفاظ بكل خلاياك الرمادية الصغيرة.
- قم بإعداد قائمة مهام كل ليلة:
قوائم المهام هي مساعدات إنتاجية لا تقدر بثمن، إنها تجعلك منظماً وتمدّك بالتركيز وتكافئك بمشاعر الرضا عندما تتحقق من الأشياء التي أنجزتها.
إن إعداد (أو تحديث) قائمة مهام كل ليلة يعني أنك لن تضيع الوقت في بداية يومك في البحث عن مهمتك، قائمة المهام التي قمت بتدوينها ستجعلك تشعر كما لو أنك قمت بنصف العمل في رأسك بالفعل، في اليوم التالي، كل ما يجب عليك فعله هو إلقاء نظرة على المهمة وإنجازها.
- قسّم قائمة المهام الخاصة بك:
كم عدد العناصر الموجودة في قائمة مهامك النموذجية؟ ثمانية؟ ثمانية وعشرون؟ مهما كان عدد المهام، فإنك ستشعر بالرضا عند الانتهاء من كل منهم وشطبهم، لكنك لن تنضم أبداً إلى رتب النجوم البارزين في الإنتاجية ما لم تشطب بعضاً منهم قبل البدء، لأن الإنتاجية الأعلى تتطلب التركيز.
التركيز يعني تضييق خياراتك، لذلك كل ليلة عندما تراجع قائمة المهام الخاصة بك، اسأل نفسك سؤالين:
- ما هي المهام الهامة في هذه القائمة؟
- كم عدد هذه المهام المهمة التي يمكنني تحقيقها بشكل واقعي أو إحراز تقدم كبير غداً؟
- التفويض بشكل صحيح:
بمجرد أن تبدأ في استخدام التفويض بالشكل الصحيح، ستندهش كيف سيؤثر ذلك إيجاباً على سرعة وسهولة إنجازك لمهامك.
الشكوى الأكثر شيوعاً هي أن تفويض العمل يمنح المدير أو القائد المزيد من العمل، فالآن عليهم الإشراف على عمل شخص آخر بالإضافة إلى القيام بعملهم، ولكن إذا قمت بتعيين مهمة إلى شخص ما ثم قمت بالإشراف عليه عن كثب أثناء قيامه بذلك، فأنت تديره بالتفصيل، ولست تفوّضه!
عندما تفوّض بشكل صحيح، يكون لديك المزيد من الوقت لقضائه على عملك الخاص، السر هو تعيين المهمة الصحيحة للشخص المناسب، شخصٌ تعرف أن لديه المهارات اللازمة لأداء هذه المهمة ويمكنك الوثوق بقدرته على إنجازها، ثم اتركها له، سيستغرق الأمر بعض الوقت حتى تعتاد على ذلك، لكنك ستندهش من مدى إنتاجيتك عندما تعتاد على التفويض الصحيح.
- تخلّص من المشتتات:
لكي تكون منتجاً، فإنك تحتاج إلى إيقاف الضوضاء وإبعادها، قم بإيقاف تشغيل إشعارات البريد الإلكتروني والهاتف إذا كنت بحاجة إلى التركيز الكامل، هل أنت مدمن على استخدام Facebook أو Twitter؟
استخدم وسائل التواصل الاجتماعي كمكافأة على إنجازك، امنح نفسك عدداً معيناً من الدقائق في التصفح بعد أن تنجز مهمة كبيرة، ثم أغلقها وعُد إلى العمل.
- إدارة مكالماتك الهاتفية:
ألن يكون من الجيد حقاً لو كان لديك
السكرتير الشخصي الخاص بك بحيث يمكنك أن تقول: “علّق مكالماتي!” بينما أنت تعمل على شيء ما؟ حسناً خمن ماذا؟ يمكنك إدارة مكالماتك الهاتفية بنفسك وسيكون المردود مكاسب ضخمة في الإنتاجية.
أولاً، ما لم تكن تتوقع مكالمات طارئة، قم بإيقاف تشغيل هاتفك عندما تكون على وشك العمل في مشروع يحتاج إلى انتباهك الكامل، بعد ذلك، خصص وقتاً منظماً لإجراء جميع مكالماتك الصادرة حتى تقضي وقتاً أقل في محاولة الوصول إلى الأشخاص والمزيد من الوقت في المحادثات المثمرة.
إذا كنت تعمل على شيء لا يحتاج إلى اهتمامك الكامل، يمكنك ترك هاتفك قيد التشغيل والرد على المكالمات، فإن ذلك سيوفر عليك تراكم مجموعة من المكالمات الهاتفية التي يتوجب عليك إجراؤها في وقت لاحق خلال يومك، إذاً عليك أن تتحكم في مكالماتك الهاتفية بدل أن تتحكم فيك.
- الفصل بين فترات العمل مع التمرين:
أظهرت الدراسات أن النشاط البدني يعزز وظائف المخ، وبينما قد تفترض أن تلك القوة الذهنية المعززة ستمنحك تركيزاً أفضل وإبداعاً أكثر وتعلماً أسرع، فقد لا تدرك أن التمرين يزيد من المهارات العاطفية لدماغك أيضاً، مما يعني أنك ستجد أنه من الأسهل التعايش والتعامل مع الآخرين.
إذا كنت ترغب في الحصول على أكبر قدر من الإنتاجية، فتمرّن خلال ساعات العمل، وجدت دراسة أجرتها جامعة ليدز ميتروبوليتان Leeds Metropolitan أن 65٪ من العمال الذين استخدموا صالة الألعاب الرياضية في الشركة في وقت الغداء كانوا أكثر إنتاجية وكان لديهم تفاعل شخصي أفضل مع زملائهم من أولئك الذين لم يستخدموا الصالة الرياضية في الغداء.
بدلاً من النظر إلى التمرين على أنه شيء نقوم به لأنفسنا، (تساهل شخصي يأخذنا بعيداً عن عملنا) فقد حان الوقت لأن نبدأ في التفكير في النشاط البدني كجزء من العمل نفسه، فعلى الجانب الآخر بعيداً عن التمرين، سيكون لدينا معالجة معلومات بشكل أبطأ، ونسيان في كثير من الأحيان، والإحباط بسهولة، وفعالية أقل في وظائفنا، كما ويصعب علينا التعامل مع زملائنا.
- كن متفائلاً:
الناس السعداء هم الأكثر إنتاجية، في دراسة أجرتها جامعة ماستريخت Maastricht حول التفاؤل والأداء في مراكز الاتصال، أظهرت النتائج أن المتفائلين في المجموعة التي تم اختبارها حققوا المزيد من المبيعات وحققوا المزيد من المكافآت. يعرّف مؤلفو الدراسة التفاؤل بأنه توقع نتائج جيدة بشكل عام على النتائج السيئة في الحياة.
إذا لم تكن شخصاً متفائلًا بطبيعتك، فهذه هي الشخصية التي تحتاج صقلها، والخبر السار هو أنه يمكنك ذلك، في دراسة للباحث والمؤلف في السعادة Shawn Achor ، طلب من مديري الضرائب في KMPG أداء أحد خمسة أنشطة يومياً لمدة ثلاثة أسابيع، وجد أن المجموعة التجريبية التي حصلت على أعلى الدرجات في التفاؤل والرضا عن الحياة – بعد انتهاء التجربة مباشرة وبعد أربعة أشهر – كانت المجموعة المكلفة بالتفاعل بشكل إيجابي مع الأشخاص في شبكة الدعم الاجتماعي الخاصة بهم.
وجد Achor في بحثه أن الطريق الأكثر مباشرة إلى السعادة هو تقديم الدعم الاجتماعي للآخرين:
مقدمو الدعم الاجتماعي الأشخاص الذين أعانوا لآخرين، و دعَوا زملاء العمل لتناول الغداء، ونظموا أنشطة مكتبية، لم يكونوا أكثر عرضة للانخراط في العمل بعشر مرات فقط من الآخرين، بل أيضاً زاد احتمال حصولهم على ترقية بنسبة 40٪.
- الحصول على قسط كافٍ من النوم:
اعترف سبعون بالمائة من الأمريكيين بأنهم ينامون أثناء العمل، وذلك في استطلاع أجراه ويليام أنتوني William A. Anthony، دكتوراه، وطبيب نفسي، ومدير مركز جامعة بوسطن لإعادة التأهيل النفسي، لماذا ا؟ يقول أنتوني، لأنهم بحاجة إلى ذلك، فالتنقلات في الصباح الباكر، وساعات العمل الطويلة، والكثير من المسؤوليات في المنزل تعني أن أعداداً متزايدة من الأشخاص لا يحصلون على الراحة التي يحتاجون إليها.
نعلم جميعاً أن الحرمان من النوم له آثار سلبية على أدائنا، قلة النوم تقلل من تركيزنا وذاكرتنا العاملة وقوتنا الجسدية والتفكير المنطقي أيضاً، ولأن قشرة الفص الجبهي معرضة بشكل خاص لقلة النوم، فإن المهام التي تتطلب تفكيراً منطقياً أو تفكيراً معقداً ستكون الأكثر ضعفاً والمثير للدهشة أن الحرمان من النوم لليلة واحدة فقط قادر على خلق عجز كبير في قدراتنا.
إذاً كم من النوم تحتاج؟ من سبع إلى تسع ساعات في الليلة إذا كنت تبلغ من العمر 26 إلى 64 عاماً، وفقاً لمؤسسة النوم الوطنية، إذا كنت لا تحصل على الكثير، فإن أخذ قيلولة أثناء النهار قد يكون مفيداً لإنتاجيتك.
- نصيحة أخيرة:
اعتنِ بنفسك.
الحصول على قسط كافٍ من النوم وجعل التمارين جزءاً من روتينك هما شيئان فقط من الكثير من الأشياء التي تحتاج إلى القيام بها كل يوم لتكون في أفضل حالاتك و لتحقق أكبر قدر من الإنتاجية.
ربما تعرف الباقي:
اتبع نظاماً غذائياً صحياً.
اشرب الكثير من الماء.
تخلص من عاداتك السيئة، سواءً كنت ممن يدخنون أو يتسكعون مع الأشخاص السيئين.
وكن لطيفاً مع نفسك ومع الآخرين، خذ وقتاً لنفسك وافعل أي شيء (صحي) يعيد شحنك وينعشك.
كلما كنت أكثر صحة ، زادت إنتاجيتك، وكلما زادت إنتاجيتك في عملك، زاد الوقت الذي ستقضيه بالطريقة التي تريدها.
معظمنا ليس منتِجاً بالقدر الذي يرغب فيه لعدة أسباب أهمها: أنّ لدينا عادات سيئة تتداخل مع إنتاجية مكان العمل لدينا، لذا حاولنا في مقالنا هذا التركيز على أهم الخطوات التي ستساعدك على زيادة إنتاجيتك، رغم أن الموضوع ليس بهذه السهولة، لكن يمكننا دائماً بالتصميم والإرادة استبدال عاداتنا السيئة بعادات جيدة تجعلنا نتولى مسؤولية أيام العمل الخاصة بنا.